Vergleich
Prüffristen-Software im Vergleich: Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
Prüffristen für Leitern, Elektrogeräte, Regale oder Tore lassen sich auf vier gängigen Wegen überwachen: mit einer Excel-Liste, mit einem umfangreichen Wartungsplaner, über das Portal eines Prüfdienstleisters oder mit einer schlanken Prüffristen-Software. Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, wie viele Arbeitsmittel Sie haben und wer sich im Betrieb darum kümmert.
Wer hier schreibt: Diese Übersicht stammt von Fristklar. Wir bieten selbst eine schlanke Prüffristen-Software an. Verglichen werden vier Lösungswege, keine einzelnen Anbieter. Wo ein anderer Weg besser passt als unserer, steht das dabei.
Was Pflicht ist und was nicht
Die Betriebssicherheitsverordnung verpflichtet Arbeitgeber, prüfpflichtige Arbeitsmittel wiederkehrend prüfen zu lassen und das Ergebnis aufzuzeichnen. Welche Fristen gelten, legt in der Regel die Gefährdungsbeurteilung des Betriebs fest; für einige Anlagen gibt die Verordnung Höchstfristen vor. Wie Sie die Termine im Blick behalten, ist nicht vorgeschrieben: Eine Software ist keine Pflicht. Es kommt darauf an, dass keine Prüfung vergessen wird und jeder Nachweis auffindbar ist. Welche Arbeitsmittel betroffen sind, steht in der Übersicht der Prüfpflichten.
Vier Wege im Vergleich
Excel-Liste oder Ordner
Eine Tabelle mit allen Arbeitsmitteln und ihren Terminen, dazu ein Ordner mit den Prüfprotokollen.
Passt, wenn
… wenige Arbeitsmittel da sind und eine Person die Liste zuverlässig pflegt.
Erinnerung
Keine von selbst. Jemand muss die Liste öffnen oder Kalendereinträge von Hand anlegen.
Prüfnachweise
Liegen getrennt von der Liste, im Ordner oder auf dem Server.
Einrichtung
Sofort, eine Vorlage genügt.
Kosten
Keine zusätzlichen.
Grenzen
Hängt an einer Person. Wird die Liste nicht gepflegt, fällt das erst auf, wenn ein Termin verpasst ist.
Umfangreicher Wartungsplaner
Software für die gesamte Instandhaltung: Wartungspläne, Arbeitsaufträge, Ersatzteile, oft auch Module für den Arbeitsschutz.
Passt, wenn
… der Betrieb eine eigene Instandhaltung, viele Maschinen oder mehrere Standorte hat.
Erinnerung
Ja, meist als Aufgaben mit Zuständigkeiten.
Prüfnachweise
Werden im System abgelegt, je nach Produkt mit eigenen Prüfprotokollen.
Einrichtung
Meist aufwendiger, weil mehr abgebildet wird. Viele Anbieter schulen oder begleiten die Einführung.
Kosten
Je nach Anbieter nach Nutzern, Modulen oder Anlagen berechnet, teils auf Anfrage.
Grenzen
Wer nur Prüftermine überwachen will, nutzt einen großen Teil des Umfangs nicht.
Portal des Prüfdienstleisters
Viele Prüfdienstleister übergeben ihre Protokolle digital, manche über ein Kundenportal mit Terminübersicht.
Passt, wenn
… ein Dienstleister fast alles prüft, was im Betrieb prüfpflichtig ist.
Erinnerung
Je nach Dienstleister, in der Regel für die von ihm geprüften Arbeitsmittel.
Prüfnachweise
Die Protokolle der beauftragten Prüfungen liegen dort vor.
Einrichtung
Keine eigene, der Dienstleister pflegt die Daten.
Kosten
Je nach Dienstleister, oft im Prüfauftrag enthalten.
Grenzen
Deckt in der Regel nur ab, was dieser Dienstleister prüft. Was jemand anderes prüft, fehlt in der Übersicht.
Schlanke Prüffristen-Software
Eine Web-Anwendung nur für Prüftermine und Nachweise. Fristklar gehört in diese Gruppe, es gibt weitere Anbieter.
Passt, wenn
… ein Betrieb mit etwa 5 bis 50 Mitarbeitern viele verschiedene Arbeitsmittel hat und niemand hauptberuflich dafür zuständig ist.
Erinnerung
Bei Fristklar automatisch per E-Mail, sobald eine Prüfung bald fällig oder überfällig ist. Die Vorwarnzeit ist einstellbar.
Prüfnachweise
Bei Fristklar hängen PDF oder Foto an der jeweiligen Anlage, ein Prüfbericht lässt sich drucken.
Einrichtung
Ohne Schulung im Browser. Die Anlagen tragen Sie selbst ein.
Kosten
Fristklar: 19, 29 oder 39 € im Monat zzgl. USt., je nach Zahl der Anlagen (bis 75, 250 oder 1000). 30 Tage kostenlos testen.
Grenzen
Keine Instandhaltung, keine Messwerte, keine Erstellung von Prüfprotokollen. Geprüft wird weiter von befähigten Personen oder dem Dienstleister.
Welcher Weg zu welchem Betrieb passt
- Wenige Arbeitsmittel, eine zuständige Person: Bleiben Sie bei der Liste. Als Faustregel funktioniert das bis etwa 20 Arbeitsmittel gut. Zum Start genügt eine kostenlose Vorlage.
- Ein Dienstleister prüft fast alles: Fragen Sie ihn nach einer Terminübersicht oder einem Kundenportal. Dann brauchen Sie oft nichts Eigenes.
- Eigene Instandhaltung, viele Maschinen, mehrere Standorte: Hier lohnt sich ein Wartungsplaner, der Wartung und Prüfung in einem System führt.
- Viele verschiedene Arbeitsmittel, mehrere Prüfer, niemand hauptberuflich zuständig: Dafür sind schlanke Lösungen wie Fristklar gedacht. Sie sammeln alle Termine an einer Stelle und erinnern von selbst.
Sechs Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten
Die Fragen gelten für jede Lösung. Darunter steht jeweils, wie Fristklar sie beantwortet.
- Erinnert die Lösung von selbst, oder muss jemand hineinschauen?
Bei Fristklar: E-Mail, sobald eine Prüfung bald fällig oder überfällig ist. - Deckt sie alle Arbeitsmittel ab oder nur eine Art?
Bei Fristklar: Leitern, Elektrogeräte, Regale, Feuerlöscher, Tore, Stapler, Hebezeuge und mehr. Alles Weitere läuft unter „Sonstiges“. - Kommen Sie jederzeit an Ihre Daten, auch nach einer Kündigung?
Bei Fristklar: CSV-Export jederzeit, auch nach dem Ende der Testphase oder eines Abos. - Wo liegen die Daten?
Bei Fristklar: Server in Nürnberg, Datenbank in Frankfurt. - Stehen die Preise fest, und wie lange binden Sie sich?
Bei Fristklar: 19, 29 oder 39 € im Monat zzgl. USt. Monatstarife sind zum Monatsende kündbar. - Können Sie ohne Verpflichtung testen?
Bei Fristklar: 30 Tage ohne Kreditkarte. Der Test endet von selbst.
Wann Fristklar nicht die richtige Wahl ist
Fristklar überwacht Fristen und legt Nachweise ab, mehr nicht. Es ist nicht das Richtige, wenn Sie
- Messwerte erfassen und Prüfprotokolle erstellen wollen. Das macht die Software des Prüfers.
- Wartungsaufträge, Ersatzteile oder Störmeldungen verwalten möchten.
- Schnittstellen zu anderen Programmen oder das Scannen von QR-Codes brauchen.
Fristklar prüft auch nichts selbst und ersetzt weder den Prüfdienstleister noch die Gefährdungsbeurteilung Ihres Betriebs. Wie die Fristenüberwachung im Alltag aussieht, beschreibt der Ratgeber Prüffristen verwalten.
Häufige Fragen
Ist eine Software für Prüffristen Pflicht?
Nein. Pflicht sind die Prüfungen selbst und ihre Aufzeichnung. Ob Sie die Termine mit einer Liste, einem Kalender oder einer Software überwachen, entscheiden Sie.
Reicht eine Excel-Liste für die Prüffristen?
Ja, solange jemand sie zuverlässig pflegt und regelmäßig hineinschaut. Eine Liste erinnert nicht von selbst, und die Prüfnachweise liegen getrennt davon. Je mehr Arbeitsmittel dazukommen, desto eher rutscht ein Termin durch.
Was kostet Prüffristen-Software?
Das hängt vom Lösungsweg ab. Eine Excel-Liste kostet nichts zusätzlich. Umfangreiche Wartungs- und Arbeitsschutzsoftware wird je nach Anbieter nach Nutzern, Modulen oder Anlagen berechnet, teils auf Anfrage. Fristklar kostet 19, 29 oder 39 € im Monat zzgl. USt., je nach Zahl der Anlagen (bis 75, 250 oder 1000).
Welche Lösung eignet sich für kleine Handwerksbetriebe?
Das hängt von der Zahl der Arbeitsmittel ab. Bei wenigen genügt eine gepflegte Liste. Kommen viele verschiedene Arbeitsmittel zusammen und ist niemand hauptberuflich dafür zuständig, ist eine schlanke Prüffristen-Software meist die einfachere Wahl, weil sie nur die Fristenüberwachung abbildet. Fristklar ist für Betriebe mit etwa 5 bis 50 Mitarbeitern gebaut.
Ersetzt eine Prüffristen-Software die Prüfung?
Nein. Geprüft wird weiterhin von befähigten Personen oder einem Prüfdienstleister. Die Software sorgt dafür, dass kein Termin vergessen wird und die Nachweise an einer Stelle liegen.
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Stand: Oktober 2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die Gefährdungsbeurteilung Ihres Betriebs. Preise anderer Lösungen nennen wir nicht, weil sie sich je nach Anbieter und Umfang unterscheiden.