Prüffristen verwalten: Fristenliste, Excel oder Software?

Die Prüfung selbst ist selten das Problem: Der Prüfdienst kommt, misst und klebt die Plakette. Schwierig ist das Dazwischen. Jemand muss wissen, was wann wieder fällig ist, rechtzeitig den Termin machen und den Nachweis wiederfinden, wenn die Berufsgenossenschaft danach fragt. Genau das ist Fristenüberwachung.

Dafür gibt es im Kern vier Wege: den Wandkalender, den Kalender im Mailprogramm, die Fristenliste in Excel und eine Prüffristen-Software. Vorgeschrieben ist keiner davon. Vorgeschrieben ist nur das Ergebnis: Die Prüfungen müssen fristgerecht stattfinden und nachweisbar sein. Dieser Beitrag zeigt, was jeder Weg leistet und wo er an seine Grenzen kommt.

Vier Wege im Vergleich: Kalender, Excel, Software

Der Wandkalender funktioniert, solange es eine Handvoll Termine gibt und immer dieselbe Person draufschaut. Er kennt aber keine Historie und ist mit dem Jahreswechsel weg. Der Kalender im Mailprogramm erinnert zuverlässig, zeigt aber nie den Gesamtstand: Welche Anlagen gibt es überhaupt, und welche hat noch nie einen Termin bekommen? Die Excel-Liste ist der häufigste Weg und für kleine Bestände völlig in Ordnung. Sie zeigt alles auf einen Blick, erinnert aber nicht von selbst und veraltet, sobald eine Prüfung nicht nachgetragen wird. Eine Prüffristen-Software verbindet beides: Sie führt das Verzeichnis, schreibt nach jeder Prüfung den nächsten Termin fort, erinnert per E-Mail und hält den Nachweis an der Anlage fest.

Was in eine Fristenliste gehört

Unabhängig vom Werkzeug braucht jede Fristenüberwachung dieselben Angaben. Je Arbeitsmittel sind das: eine eindeutige Bezeichnung oder Inventarnummer, der Standort, die Art der Prüfung, das Prüfintervall aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung, das Datum der letzten Prüfung, die nächste Fälligkeit, wer prüft und wo der Nachweis liegt. Die beiden wichtigsten Spalten werden am häufigsten vergessen: die nächste Fälligkeit, weil sie nach jeder Prüfung neu eingetragen werden muss, und der Ablageort des Nachweises.

Dokumentation: Ohne Nachweis zählt die Prüfung nicht

Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt in § 14, dass Prüfergebnisse aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Elektronisch ist das ausdrücklich zulässig. Für die Praxis heißt das: Die Fristenliste allein genügt nicht, zu jedem Eintrag muss das Protokoll, der Prüfbericht oder die Bescheinigung auffindbar sein. Legen Sie die Nachweise deshalb nicht nach Jahren ab, sondern nach Anlage. Dann finden Sie bei einer Begehung in Sekunden, was zu einem bestimmten Gerät gehört.

Typische Fehler bei der Fristenüberwachung

• Die Liste hat eine Spalte für die letzte Prüfung, aber keine für die nächste. Dann muss jedes Mal jemand rechnen, und irgendwann rechnet niemand mehr.
• Eine einzige Person pflegt die Datei. Ist sie im Urlaub oder verlässt den Betrieb, kennt niemand den Stand.
• Es gibt mehrere Versionen der Liste: eine auf dem Server, eine im Postfach, eine ausgedruckt im Büro.
• Neue Geräte kommen nie in die Liste, ausgemusterte bleiben für immer drin.
• Die Frist wird von der Plakette abgelesen. Ist die Plakette ab, ist die Frist weg.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag informiert allgemein über übliche Anforderungen und ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die Gefährdungsbeurteilung Ihres Betriebs.